Gizlilik Politikası

Hesap ve iletişim verileri: kayıt ve kullanım sırasında sağlanan ad-soyad, e-posta, telefon, klinik/kurum bilgisi ve kullanıcı rolü.

Hizmet içeriği verileri: kliniklerin Platforma girdiği hasta kayıtları, randevu, tedavi, fatura ve klinik dökümanları. Bu veriler kliniğin talimatı doğrultusunda, veri işleyen sıfatıyla barındırılır ve işlenir.

Teknik veriler: IP adresi, tarayıcı ve cihaz bilgileri, oturum kayıtları, kullanım istatistikleri ve hata günlükleri (log). Bu veriler hizmet güvenliği ve iyileştirmesi için toplanır.

Platform ve web sitemiz, temel işlevlerin sağlanması, oturumun sürdürülmesi ve kullanım analizinin yapılması amacıyla çerezler ve benzeri teknolojiler kullanır.

Analitik amaçlı çerezler, hizmetin nasıl kullanıldığını anlamamıza ve deneyimi iyileştirmemize yardımcı olur. Çerezlerin türleri, amaçları ve yönetimi hakkında ayrıntılı bilgi için Çerez Politikamızı inceleyebilirsiniz. Zorunlu olmayan çerezler yalnızca onayınızla çalıştırılır.

Hizmetimizi sunabilmek için güvenilir üçüncü taraf sağlayıcılarla çalışırız: bulut barındırma/altyapı (hosting), ödeme ve faturalandırma altyapısı, e-posta/SMS iletişim sağlayıcıları ve analitik hizmetleri.

Bu sağlayıcılar yalnızca hizmetin gerektirdiği ölçüde ve bizim talimatlarımız doğrultusunda veri işler. Sağlayıcılarla, veri güvenliği ve gizliliğini temin eden sözleşmeler akdedilir. Ödeme işlemlerinde kart bilgileri, PCI-DSS uyumlu ödeme kuruluşları tarafından işlenir; bu bilgiler tarafımızca saklanmaz.

Klinikler, Ordein üzerinden kendi Google Analytics, Google Search Console ve Google Ads hesaplarını bağlayabilir. Bu bağlantı yalnızca kliniğin açık onayıyla kurulur ve klinik dilediği zaman Entegrasyonlar sayfasından kaldırabilir.

Eriştiğimiz veriler: Google Analytics’ten ziyaret, trafik kaynağı ve dönüşüm ölçümleri; Search Console’dan arama sorguları, tıklama ve sıralama verileri; Google Ads’ten kampanya, anahtar kelime ve maliyet performansı. Yalnızca kliniğin bağladığı hesaba ait, toplu (aggregated) raporlama verilerine erişiriz; Google hesabınızın şifresine, e-postalarınıza veya dosyalarınıza erişmeyiz.

Google verilerini yalnızca şu amaçlarla kullanırız: (a) kliniğin kendi web sitesi ve reklam performansını Ordein arayüzünde raporlamak; (b) kliniğin kendi onayladığı reklam kampanyalarını oluşturmak. Google verilerini reklam hedefleme amacıyla kullanmaz, klinikler arasında birleştirmez, satmaz ve pazarlama amacıyla üçüncü taraflara aktarmayız.

Google verilerini yalnızca hizmeti sunmak için gerekli altyapı sağlayıcılarımızla paylaşırız: Supabase Inc. (veritabanı, Almanya/AB) ve Vercel Inc. (uygulama barındırma, ABD). Bunun dışında hiçbir üçüncü tarafa aktarılmaz; yalnızca hukuken zorunlu hallerde yetkili makamlara sunulabilir. Klinik bağlantıyı kaldırdığında saklanan erişim jetonu derhal silinir.

Verilerin korunması: Google erişim jetonları (token), PostgREST üzerinden hiçbir tarayıcı oturumunun ulaşamadığı ayrı bir veritabanı şemasında saklanır ve yalnızca sunucu tarafındaki servis rolüyle okunabilir. Tüm aktarımlar TLS/HTTPS ile şifrelenir, her kliniğin verisi satır düzeyi güvenlik (RLS) ile izole edilir ve API çağrıları yalnızca sunucu tarafından yapılır; jeton hiçbir zaman tarayıcıya gönderilmez.

Saklama ve silme: Google verilerini yalnızca bağlantı aktif olduğu sürece saklarız. Klinik Entegrasyonlar sayfasından bağlantıyı kaldırdığında erişim jetonu derhal ve kalıcı olarak silinir; bu andan itibaren Google hesabına hiçbir erişimimiz kalmaz. Raporlama için tutulan özet veriler en fazla 12 ay saklanır, sonrasında silinir. Klinik ayrıca destek@ordein.com adresine yazarak verilerinin silinmesini talep edebilir.

Ordein’in Google API’lerinden aldığı bilgileri kullanımı, Sınırlı Kullanım (Limited Use) gereklilikleri dahil olmak üzere Google API Hizmetleri Kullanıcı Verileri Politikası’na uygundur.

English summary — How Ordein uses Google user data: clinics connect their own Google Analytics, Search Console and Google Ads accounts with explicit consent. We use this data only to (a) display that clinic’s own website and advertising performance inside Ordein, and (b) create advertising campaigns that the clinic itself reviews and approves. We do not use Google user data for advertising targeting, do not combine it across clinics, and do not sell or transfer it for marketing purposes.

English summary — Data accessed: aggregated reporting data only — visits, traffic sources and conversions from Google Analytics; search queries, clicks and rankings from Search Console; campaign, keyword and cost performance from Google Ads. We never access your Google account password, email or files.

English summary — Sharing: we share Google user data only with the infrastructure providers required to operate the service — Supabase Inc. (database hosting, Germany/EU) and Vercel Inc. (application hosting, United States). It is disclosed to no other third party except where legally required.

English summary — Protection: Google access tokens are stored in a separate database schema that is unreachable from any browser session and readable only by the server-side service role. All transfers use TLS/HTTPS, each clinic’s data is isolated by row-level security, and all API calls are made server-side; the token is never sent to the browser.

English summary — Retention and deletion: Google user data is retained only while the connection is active. When a clinic disconnects, the access token is deleted immediately and permanently, and we retain no further access to the Google account. Summary reporting data is kept for at most 12 months. A clinic may also request deletion by writing to destek@ordein.com. Ordein’s use of information received from Google APIs adheres to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Klinikler, Ordein üzerinden kendi Instagram profesyonel (işletme) hesaplarını “Instagram ile Giriş” akışıyla bağlayabilir. Bağlantı yalnızca klinik yetkilisinin Instagram’da açıkça izin vermesiyle kurulur ve Entegrasyonlar sayfasından dilediği zaman kaldırılabilir.

Eriştiğimiz veriler: bağlanan hesabın kimliği (ID) ve kullanıcı adı (instagram_business_basic); kliniğin hesabına gönderilen doğrudan mesajlar, gönderenin Instagram kullanıcı kimliği, adı/kullanıcı adı ve mesajdaki medya (instagram_business_manage_messages).

Kullanım amacı: gelen mesajları klinik personeline Ordein Mesajlar kutusunda göstermek, personelin yazdığı (veya kliniğin açtığı yapay zekâ asistanının önerdiği) yanıtları mesajı gönderen kişiye iletmek ve mesajı kliniğin CRM’inde bir aday kaydına dönüştürmek. Mesajlar yalnızca önce kliniğe yazan kişiye ve Meta’nın mesajlaşma süresi içinde gönderilir. Instagram verilerini reklam hedeflemede kullanmaz, klinikler arasında birleştirmez, satmaz ve üçüncü taraflara aktarmayız.

Saklama ve silme: klinik Entegrasyonlar sayfasından Instagram bağlantısını kaldırdığında hesap eşleştirmesi ve erişim jetonu derhal ve kalıcı olarak silinir. Konuşma kayıtları klinik verisi olarak klinik silene veya hesabını kapatana kadar saklanır. Bir Instagram kullanıcısı ya da klinik, destek@ordein.com adresine yazarak kendisine ait Instagram verilerinin silinmesini talep edebilir; talepler en geç 30 gün içinde yerine getirilir.

English summary — Instagram data: clinics connect their own Instagram professional account through Instagram Login, with explicit consent, and can disconnect at any time from Settings → Integrations. We access the connected account’s ID and username (instagram_business_basic) and the direct messages sent to that account, including the sender’s Instagram-scoped ID, name/username and attached media (instagram_business_manage_messages).

English summary — Use: we show incoming messages to the clinic’s staff in the Ordein Messages inbox, send the replies written by staff (or suggested by the AI assistant the clinic enables) back to the person who messaged, and record the conversation as a lead in the clinic’s own CRM. Messages are only sent in reply to someone who messaged the clinic first, within Meta’s messaging window. Instagram data is never used for ad targeting, combined across clinics, sold, or shared with third parties beyond our hosting providers (Supabase, Vercel).

English summary — Data deletion: disconnecting Instagram deletes the account mapping and access token immediately and permanently. To delete any other Instagram data we hold (for example conversation history), email destek@ordein.com with the Instagram username; we complete deletion within 30 days and confirm by email.

Verilerinizi korumak için sektör standardı teknik ve idari tedbirler uygularız: aktarımda ve saklamada şifreleme (TLS/HTTPS), rol tabanlı erişim kontrolü ve satır düzeyinde yetkilendirme (RLS), en az yetki ilkesi, düzenli yedekleme ve erişim günlüklerinin tutulması.

Personelimiz gizlilik yükümlülüğü altındadır ve verilere yalnızca görevleri gereği ve yetkileri ölçüsünde erişebilir. Güvenlik açıklarına karşı düzenli değerlendirmeler yapar, olası bir veri ihlali halinde KVKK’nın öngördüğü bildirim yükümlülüklerini yerine getiririz.

KVKK madde 11 kapsamında; verilerinize erişme, bunların düzeltilmesini, silinmesini veya işlenmesine itiraz etme ve açık rızaya dayalı işlemelerde rızanızı geri çekme haklarına sahipsiniz.

Kliniklerce Platforma girilen hasta verilerine ilişkin taleplerde veri sorumlusu ilgili klinik olup, bu tür talepler öncelikle veri sorumlusu kliniğe yöneltilir; Şirketimiz veri işleyen sıfatıyla kliniğe gereken desteği sağlar.

Gizlilik uygulamalarımıza veya kişisel verilerinize ilişkin her türlü soru ve talebiniz için bizimle iletişime geçebilirsiniz.

Veri Sorumlusu: ORDEİN YAZILIM VE DANIŞMANLIK LİMİTED ŞİRKETİ — Adres: Büyükdere Caddesi, Levent Mahallesi, Çayırçimen Sokak, Emlak Kredi Blokları A2 Blok, Apt. No: 3/39 (Ofis No: 8), PK: 34330, Beşiktaş / İstanbul — E-posta: destek@ordein.com. Sorularınız için bize bu adres üzerinden ulaşabilirsiniz.